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La utilidad de las listas de verificación en las Auditorías Internas

Siempre ha existido un debate sobre la importancia y la necesidad de utilización de las listas de verificación en la realización de las auditorías internas, sin embargo hay que hacer una clara diferencia entre aquellas listas que aportan un esquema o guía a seguir y las que se convierten en una serie de preguntas a responder por sí o no.

Las listas de verificación bien entendidas y diseñadas se convierten en una herramienta eficaz para la realización de la auditoría interna ya que aportan pautas para su realización y permiten profundizar más ampliamente en aquellos elementos a mejorar o corregir. La gran diferencia entre una lista de verificación eficaz y aquella que no lo es, es que la primera se convierta en una ayuda a la auditoría y no en un guión de la misma como es el caso de la segunda.

Características de las listas de verificación

Disponer de una lista de verificación proporciona, en muchos casos, una mayor objetividad entre los distintos auditores que realizan la actividad debido a que aporta un mismo guión a seguir por todas las partes en forma de determinadas preguntas a contestar.

Junto con esto permiten una mejor distribución del tiempo disponible de cara a que no se dedique una parte excesiva del horario en la verificación del cumplimiento de los primeros requisitos y luego, en la última etapa, sea necesario realizar superficialmente la comprobación del cumplimiento de otros puntos debido a la falta de tiempo.

Por otra parte, las listas de verificación no aportan solamente ventajas sino que también conllevan un gran riesgo, debido a que pueden hacer que se caiga en la rutina y se conviertan en meros check-list a contestar por SÍ/NO.

Algunas veces estos check list con respuestas del tipo SÍ/NO pueden resultar de utilidad para algunas actividades de auditoría que presente características de inspección. Un ejemplo de este tipo son las auditorías de buenas prácticas de manufactura (BPM).

La eficacia de las listas de verificación se puede evaluar por el carácter de las preguntas. Vamos a ver un ejemplo a continuación de dos tipos de preguntas que se corresponden a una ineficaz lista de verificación y a una eficaz lista de verificación:

  1. Pregunta ineficaz – ¿Tiene un procedimiento de Acciones Correctivas?
  2. Pregunta eficaz – En relación con las acciones correctivas y tomando como referencia cinco registros ¿las acciones para eliminar la causa raíz se ejecutan de forma eficaz?

Ambas preguntas son válidas, pero en el primero de los casos es posible contestarla sin revisar ningún registro y sin variar año tras año, por lo que no nos aporta ningún elemento para la mejora. En el caso de la segunda pregunta provoca que en cada auditoría interna se revisen los registros y se dispongan de evidencias de su cumplimiento más allá del mero procedimiento en sí, pasando del procedimiento a la actividad diaria de la empresa. Además, permite que cada año estas preguntas se actualicen y se adapte a la realidad de la organización.

De esta forma, la Auditoría Interna no caería en la lectura del auditor de una serie de preguntas y promovería la exploración de las distintas respuestas que se producen durante esta actividad, convirtiéndose en una herramienta de mejora continua.

¿Cómo hacer una lista de verificación eficaz?

Algunos de los elementos necesarios para realizar una eficaz lista de comprobación son los siguientes:

  • Basar la lista de comprobación en los distintos procesos que requieren ser auditados.
  • No centrarse sólo en los requisitos mínimos de la norma o el documento involucrado, sino que verificar la adecuación de las entradas de cada proceso y la eficacia de los resultados, para detectar elementos o aspectos de mejora.
  • Debe tener en cuenta la interrelación entre los distintos procesos de forma que se pueda realizar una adecuada trazabilidad de las pistas de auditoría.
  • Es necesario que los puntos o preguntas de las listas de verificación se centren en hechos y datos que permitan una verificación eficaz del cumplimiento, y no en simples respuestas sí/no.
  • Hay que adaptar las preguntas para situaciones específicas de acuerdo a las características de la empresa y de los procesos, incluyendo la terminología utilizada por esta.
  • Deben ser claras y no convertirse en un guión a leer, sino en una herramienta a seguir como guía del proceso a auditor.

La utilización de las listas de verificación en la auditoría interna

Teniendo en cuenta todo lo indicado anteriormente, es necesario precisar que, como herramienta a emplear, será de gran utilidad para los auditores en formación o con poca experiencia. Una vez que el auditor vaya adquiriendo más experiencia, cada vez se consultará la lista de comprobación de forma más puntual, aunque siempre es interesante realizarla como guión y preparación de la auditoría.

Por último, es necesario mencionar que la lista de verificación se convierte en la guía para realizar una auditoría fluida en las que la participación del auditado es completa, viéndolo no como una respuesta de sí/no a una serie de preguntas leídas o aprendidas de memoria por el auditor, sino en una herramienta que lo motiva a aportar puntos a mejorar o elementos que aportan mayor valor al proceso y que no es posible identificarlos desde la revisión de la documentación.